Déménagement : Les 6 étapes clés pour réussir un transfert d’activité.

Le transfert d’une activité administrative et/ou industrielle est une étape clé dans la vie d’une entreprise qu’il ne faut pas négliger. Cet évènement qui doit s’effectuer en maintenant l’activité en cours, en minimisant les risques et en maitrisant le planning et les coûts, requiert une préparation professionnelle et soignée, surtout si l’entreprise à déménager est de taille importante.

Voici les étapes essentielles que comporte un transfert d’entreprise.

 

I/ Communiquer auprès de ses collaborateurs

Avant toute chose, la première étape est d’informer ses collaborateurs sur ce changement d’environnement professionnel pour le bon déroulement général du transfert. Cette phase est aussi essentielle qu’une autre. Il est important que chacun soit impliqué dans ce déménagement et que chacun prenne le temps de l’organiser à sa manière. Un tel changement doit impulser une dynamique et être un moteur au sein d’une équipe, il ne doit pas être vécu comme une source de stress, d’appréhensions ou de conflits. Pour impliquer vos salariés, vous pouvez les solliciter à l’aide d’une boite à suggestions pour l’aménagement des nouveaux bureaux ou réaliser des enquêtes et/ou entretiens pour recueillir leurs avis sur la localisation des nouveaux locaux.

 

II/ Trouver un local plus adapté

Pour éviter toute source de stress, vous pouvez d’ores et déjà trouver des nouveaux bureaux pouvant accueillir vos collaborateurs. Définissez en amont vos besoins et vos critères et tournez-vous vers ces solutions :

  • Consulter les annonces dans les journaux spécialisés
  • Se rapprocher des services d’une agence spécialisée
  • Passer une annonce sur un site spécialisé ou dans un journal
  • Faire jouer son réseau.

Pour retenir les meilleures annonces ou pour conforter votre choix, attachez-vous à certains critères comme l’accessibilité du local, la sécurité et la configuration de celui-ci qui pourraient vous permettre de vous aider dans votre réflexion.

Vous pouvez ensuite commencer à dessiner sur plan les nouveaux emplacements des bureaux, prévoir leur disposition afin d’optimiser le futur espace de travail de vos collaborateurs.

 

III/ Donner le préavis des locaux actuels

Pour l’occupation des locaux actuels, vous devrez prévenir votre bailleur de ce déménagement par lettre recommandée ou par acte d’huissier au moins 6 mois avant la date de déménagement souhaitée. Vous aurez à partir de cet envoi, un délai de 6 mois pour quitter les lieux. Vous pourrez ainsi vous engager sur l’un des nouveaux locaux sollicités dès résiliation de ce bail.

 

IV/ Prendre rendez-vous avec un conseiller en déménagement

La prochaine étape est de contacter des professionnels expérimentés au transfert d’entreprise. Si vous décidez de lancer un appel d’offres, ce sont des déménageurs qualifiés eux-mêmes qui vous contacteront. Si vous n’avez pas de date fixe pour le transfert, vous pouvez nous renseigner sur la période souhaitée. Avant réception du devis, il est nécessaire qu’un conseiller se déplace dans vos locaux afin de réaliser un relevé technique précis du site à transférer, de vérifier les accès, ascenseurs, escaliers et les portes d’entrée et de sortie. Il devra aussi déterminer le volume à déménager, la prestation à effectuer, les emballages spécifiques à prévoir et les éventuels poids-lourds à transporter. Une fois la visite technique du local de départ effectuée et si le transfert est réalisé sur un même secteur géographique, nous vérifions également le site de livraison ainsi que ses accès. Cette visite permet au conseiller d’établir la proposition tarifaire et de prévoir le nombre de jours nécessaires au transfert ainsi que la main d’œuvre suffisante.

 

V/ Organiser le transfert avec le référent du projet

Dès réception des différents devis et une fois la société de déménagement choisie, une réunion de pré-chantier est organisée avec le conseiller et le référent du projet afin de coordonner la préparation du transfert et la partie logistique. Un plan de communication et un cahier des charges peuvent également être fournis. Un rétro planning est établi permettant de suivre les différentes phases du transfert qui sont dans les cas les plus fréquents :

  • Phase archives
  • Phase bureaux
  • Phase parc informatique

Ces phases dépendent bien sûr de l’activité de l’entreprise et peuvent être réalisées en même temps si le transfert d’entreprise est peu important. Si non, une journée par phase est préconisée.

 

VI/ Le jour J

Si le retro planning des opérations a bien été respecté, le transfert se déroulera dans les meilleures conditions. Selon la prestation choisie et si les cartons ont bien été étiquetés, les déménageurs n’auront qu’à les déposer à l’arrivée dans les pièces de destination. Enfin, nous vous conseillons de centraliser tous les petits dysfonctionnements post-déménagement afin de les résoudre plus aisément comme des cartons manquants, un ordinateur ou un téléphone qui ne se connectent pas au réseau.

 

Un projet de transfert d’entreprise ? Contactez-nous au 06.74.94.99.39

Nous vous souhaitons un excellent déménagement avec Biard Déménagements !

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